А как организован Ваш документооборот?

Работа Вашей компании полностью зависит от того, насколько качественно организован Ваш документооборот для выполненной и выполняемой документации.

Здесь я хочу поговорить не о бумажном архиве - это юридическое хранилище документов, а об электронном архиве и об организации работы вообще.

В большинстве проектных компаний электронный архив если и существует, то это представляет собой файловую помойку куда каждый скидывает что он наваял за период работы с проектом. Это конечно, не дело и вот почему:

1. Работать надо непременно с общего сервера.

Во-первых, как правило сервер защищен от сбоев информации.

Во-вторых найти какие-либо чертежи на Васином компьютере если Вася заболел (не будем думать о самом худшем) просто невозможно.

В-третьих все участники проекта мгновенно получают доступ к актуальным чертежам, а не разбираются в устаревших версиях, когда Петя поменял расположение колонны еще месяц назад.

В-четвертых, это заставляет Вас придумать эту чертову систему наименования файлов и папок, иначе через 2 месяца у Вас будет куча папок с именем "2 очередь", "2 оч.", "Вторая очередь" и т.д. которые по сути означают одно и тоже, но созданы разными людьми.

Сейчас начнутся стоны, что сеть у Вас в офисе постоянно отрубается, но знаете - увольте своего администратора или наймите, если его у Вас нет.

2. Разработайте (купите) базу данных для организации документооборота, например TDMS (поищите в Интернете). Дело в том, что даже если Вы придумаете четкую систему именования файлов и папок, Вы постепенно запутаетесь в ней, поскольку у объектов должно быть минимум два наименования: полное (юридическое) и краткое (то как его будут называть все в компании). Кроме того, Вам нужна сортировка объектов для их быстрого нахождения, а также для нахождения ответственного специалиста. Мы работаем не очень долго, но у нас уже 47 объектов, и разобраться в них без базы данных было очень сложно. Мы не нашли для себя подходящей базы данных и создали ее сами. Впрочем, при небольшом количестве проектов мы обходились просто файлом в Эксель.

Меньше чем за год мы создали более 120 альбомов документации, т.е. практически каждые 2 дня мы выпускаем альбом, нам было бы трудно обходиться с такой горой документации без базы.

3. Ведите учет всех ошибок при разработке документации. Вы знаете, в проектах случаются ошибки, этого не избежать - Вы можете увольнять сотрудников которые ошиблись, вычитать ущерб из их зарплаты, но ошибки будут всегда, больше или меньше зависит от Вас.

Я пришел к выводу, что любые наказания за ошибки это уход от проблемы, а не ее решение - Вы просто говорите себе - "Ошибку совершил Вася, потому что Вася плохой проектировщик, я тут не причем" и со спокойной душой вычитаете 10 тысяч у Васи из зарплаты. Истинное же решение проблемы состоит в том, что Вася не плохой проектировщик , он не делал этой ошибки специально (иначе, действительно его увольте) - сделайте так чтобы Вася смог исправить ошибку как можно быстрее. В нашей базе данных ошибка назначается ответственному специалисту и напоминает о себе пока специалист не решит проблему. Это не обязательно ошибки в выпущенной документации - даже при обычной внутренней проверке мы заносим ошибки в базу - так невозможно забыть о них, хотя конечно сначала непривычно смотреть ошибки не обведенными на листах, а в виде текста в базе.

4. Обязательно создавайте *.dwf-файлы всех чертежей изменившихся за день и храните их в базе данных. Мои Заказчики часто удивляются, как я могу столь быстро находить проекты, когда они звонят и просят выяснить такой-то вопрос - все просто - каждый специалист создает ежедневно *.dwf-файлы своих чертежей и я могу быстро (не более 30 секунд) их найти, а не прошу перезвонить через 2 часа пока я схожу в бумажный архив. Это касается и чертежей которые сделаны вчера и чертежей которые сделаны год назад. При этом всем Заказчикам кажется, что я только и ждал их звонка и чертеж у меня был открыт уже давно.

Дополнительный продукт этого таков, что Вы легко можете сравнить вчерашний и сегодняшний файл и узнать, что сделал Ваш сотрудник за день.

5. Создавайте ежедневные (а лучше чаще) автоматические копии всех изменившихся файлов - это позволит Вам видеть все изменения рабочих файлов и при необходимости "откатиться" к вчерашним файлам, если что-то было случайно удалено. Часто сотрудники хранят в файлах что-то ненужное, потому что это может вдруг понадобиться опять, мы этого не делаем, а смело удаляем ненужное - ведь в случае чего мы "откатимся" на несколько дней и восстановим информацию, но это случается очень редко, в противном случае же нам пришлось хранить гору ненужной информации в тех же файлах, а значит через несколько месяцев в файле будет не разобраться где нужная информация, а где нет.

Вот такие нехитрые правила и несложная база данных позволяют нам успешно вести проекты.

И помните статистику - из 100 компаний потерпевших крупную потерю информации через три года выживают только 6.

И еще - если в Вашей компании больше 15 специалистов, наймите программиста который создаст для Вас индивидуальную базу данных. Не думайте что это дорого - даже если разработка базы данных обойдется Вам в 300 тысяч рублей, т.е. по 20 тысяч на каждого специалиста, Вы можете быть уверены, что эта база данных сэкономит Вам кучу времени и окупится менее чем за год. Только не путайте программиста - разработчика программ с системным администратором, который втыкает вилку в розетку когда Ваши пользователи не могут включить компьютер.

А пока наша база данных выглядит так. Конечно, мы ее постоянно совершенствуем и когда-нибудь прямо с этого сайта Заказчики смогут скачивать чертежи, которые готовы для них как горячие пирожки.