Как довести печать документации до совершенства
Рассмотрим основные способы печати документации в проектных организациях. Будем считать, что чертеж в электронном виде закончен разработчиком, прошел проверку необходимых специалистов и должен быть отпечатан в необходимом количестве экземпляров и доставлен заказчику.
Первый способ (самый распространенный, по нашим наблюдениям имеет распространение примерно в 80% организаций по числу организаций и приблизительно в 40% по объему документации). Печать состоит из следующих этапов:
1. Печать одного экземпляра ответственным специалистом, разработавшим электронный чертеж.
2. Подписание распечатанного экземпляра ответственным специалистом.
3. Сбор необходимых подписей остальных специалистов – главного специалиста, ГИПа и т.д.
4. Передача чертежа на копирование в собственный или сторонний копировальный центр.
Как правило, в этом случае организуются отдельные плоттеры в отделах по 10-15 человек, или 2-3 общих плоттера при числе сотрудников в организации до 50-70 человек. По экономическим соображениям эти плоттеры чаще всего струйные. При наличии собственного копировального центра данный центр оборудуется, как правило, цифровой инженерной системой.
Рассмотрим подробно недостатки такого способа выдачи документации:
1. Стоимость.
1.1 Печать выполняется специалистом, который разрабатывал документацию. Заработная плата специалиста такого уровня достаточно высока, не говоря уже о том, что на время печати документации он отвлекается от основного производственного процесса.
1.2 Зачастую отправка документа на плоттер отправляется из непосредственно из AutoCAD – если при этом используется сетевое лицензирование, то все это время занята лицензия AutoCAD, в то время как специалист отдела печати мог бы делать это в нерабочее время или, что гораздо более правильно из DWF-файла, программы просмотра и печати которых бесплатны.
1.3 Сбор подписей в этом случае тоже осуществляется специалистом-разработчиком, что тоже, в конечном счете, приводит к увеличению стоимости продукта (разумеется время на подписание одного листа невелико, но когда листов 100? Или 200? А если ГИПа нет на месте – необходимо оставить чертежи на подпись и зайти за ними позднее).
1.4 Наличие собственного плоттера для печати одного экземпляра на 10-15 человек неразумно. В самом деле, представим, что специалист разработчик выполняет 1 лист формата А1 в день. В этом случае и печататься на плоттере будет максимум 15-20 листов в день. Нетрудно посчитать, что за 5 лет (средний срок службы плоттера) на нем будет отпечатано примерно 16500 листов. При стоимости плоттера 100 тысяч рублей получается, что стоимость плоттера ложится дополнительными 6-ю рублями на каждую отпечатанную копию, не считая картриджей, бумаги и прочего. Нет уж – плоттер обязан печатать, печатать и печатать хотя бы всю смену, а желательно полные сутки. В самом деле, даже для самых «младших» моделей инженерных систем расчетный ресурс печати около 5000 метров в месяц, т.е. около 380 листов формата А1 в сутки. Для более старших моделей ресурс может составлять 50000 метров в месяц и более.
2. Время.
2.1 Зачастую отправка на плоттер производится по одному листу, а не альбомом целиком – это намного дольше, чем пакетная печать.
2.2 Все процессы по печати выполняются последовательно – распечатали-подписали-отдали на копирование. А разве можно по-другому? Можно – мы рассмотрим это позднее.
2.3 Несомненно, специалист-разработчик, основной деятельностью которого является разработка документации, выполнит печать документа медленнее, чем специалист, который каждый день занимается только печатью. Факторов тут очень много – от более упорядоченной отправки документов на плоттер, если этим занимается один человек до необходимости переставлять тяжелые рулоны бумаги – особенно если специалист-разработчик это хрупкая девушка.
Как правило, основными причинами по которым в достаточно крупных организациях печатью занимается тот же специалист, который разрабатывал документацию, являются:
1. В чертежах не может разобраться никто, кроме данного специалиста. Причина настолько же распространенная, насколько и не признаваемая – в любой организации считают, что именно у них работают гении САПР и именно их чертежи имеют идеальную организацию и являются примером для подражания. Что же, найдите в себе мужество признать, что это не так – возможно Вы до сих пор печатаете листы по одному, выделяя их рамкой в пространстве модели, возможно – отправляя листы по одному из пространства листа.
2. Руководство считает, что выделение отдельного специалиста стоит денег, а печать документации разработчиком как будто бы не стоит денег. К сожалению это не так – это самая что ни на есть утопия - зарплата разработчика однозначно гораздо выше, чем зарплата студента, которого можно привлечь на печать документации. Это очень, очень большая ошибка руководства.
Второй способ – более правильный, менее распространенный, но тоже не лишенный недостатков. Печать состоит из следующих этапов:
1. Печать одного экземпляра специалистом отдела печати.
2. Подписание распечатанного экземпляра ответственным специалистом.
3. Сбор необходимых подписей остальных специалистов – главного специалиста, ГИПа и т.д.
4. Передача чертежа на копирование в собственный отдел печати.
Как видим, разница с первым способом не так уж и велика – она состоит лишь в том, что печатью занимается не специалист-разработчик, а специалист отдела печати. Однако это очень, очень важный момент – разделены процессы подготовки электронного документа и изготовления его бумажного представления.
Дело не только в том, что стоимость единицы времени специалиста отдела печати меньше, чем специалиста-разработчика. Дополнительные преимущества этого метода такие:
1. Это заставляет разработчиков выполнять документы таким образом, что разобраться в них может любой специалист, а не только сам разработчик. В частности это заставляет разрабатывать в организации единые правила оформления и составления электронных документов.
2. К печатной технике имеет доступ только один специалист отдела печати, у остальных средства печати могут (и должны) быть вообще не установлены. С одной стороны, это исключает возможности для несанкционированной печати сотрудниками организации «левой» документации, с другой – исключает столкновение различных документов на плоттере, путаницу между листами, отправленными отдельными специалистами и т.п. что, к сожалению, весьма характерно именно для широкоформатной техники, что в конечном итоге очень сильно сказывается на общей скорости печати.
Смысл в том, что в этом случае все ведение печатной и копировальной техникой отдается в одни руки отдела печати, а не распределяется между всеми специалистами. Один специалист (или отдел) легче справится с освоением техники, устранением возможных ошибок, позаботится о постоянном наличии бумаги и картриджей и т.п. Известны организации, где заботы о наличии бумаги перекладываются на системных администраторов, хотя это принципиально не их работа – их работа заключается в идеальной работе «железа» и программного обеспечения, а не таскании рулонов с бумагой. В идеале, специалист-разработчик вообще не должен думать о процессе печати и доставки документа после окончания его разработки – печать и доставка должны быть возложены на специальные службы, а факт доставки документации Заказчику может быть проверен ГИПом.
Попробуем сформулировать требования к идеальному способу организации печати документации в проектных компаниях.
1. Нужно исключить специалистов-разработчиков документации из процесса печати и доставки документации. Исключить это значит исключить полностью – отключить у них плоттеры на уровне операционной системы.
2. Печать чертежей должна производиться из форматов файлов, которые исключают зависимость от конкретных настроек компьютера, операционной системы и т.п. Примеры таких форматов – DWF или PDF. Причем для чертежей предпочтительным является формат DWF – быстрее, легче, точнее и т.п. Программы для просмотра и печати таких форматов должны быть широко распространенными и бесплатными.
3. Нужно обеспечить параллельную печать архивного экземпляра и копий, передаваемых Заказчику.
Остановимся подробнее на этом пункте. Поясним на простом примере. Допустим, что сегодня среда (надо же нам от чего-то оттолкнуться). Разработчик каким-то образом закончил документ и передает его в печать. Достаточно быстро будет распечатан один экземпляр и принесен на подпись специалисту, потом главспецу, потом ГИПу и т.п. Что все это время делает плоттер? Простаивает. Ну пусть не простаивает, печатает другую документацию. Но все равно – в это время документация уже могла быть распечатанной и отвезенной Заказчику. Процесс сбора подписей займет, допустим, день (совершенно реально). Это уже четверг. Если у Вас собственный копировальный центр, то к пятнице будут готовы все копии. Это ошибка – в пятницу все собираются домой, на дачу, на рыбалку и т.п. и Ваши чертежи уже никому не нужны.
Посмотрим с другой стороны. Чертежи Заказчику могли быть распечатаны еще в среду и отвезены еще в среду или, в крайнем случае, в четверг. Немаловажен здесь и тот факт, что, во-первых печать чертежей, например, из DWF-файла намного быстрее, чем копирование пусть даже и на современной технике. Во-вторых печать можно организовать по копиям, что существенно облегчит сортировку чертежей (копии, как правило, делаются сразу для всех экземпляров, а потом раскладываются). А в-третьих просто печатная копия качественнее откопированной, так как лишена различного мусора, образовавшегося при сканировании. Многие организации уже оценили преимущества печати перед копированием, и пошли чуть дальше – они сканируют оригинал и печатают несколько копий. От нескольких недостатков это избавляет, но сканирование это дополнительный не быстрый процесс, кроме того, распараллеливания процессов печати «себе» и «Заказчику» все равно не получается.
Здесь есть один немаловажный момент. Собственно подписи. Для архивного экземпляра нужны оригинальные («синие») подписи, а Заказчику нужны копии подписей. Это проблема, это действительно проблема и надо подумать, как ее решать. Для этого следует обратиться к ГОСТ 21.1101-2009:
8.2 Копии документов рабочей документации для передачи заказчику комплектуют в папки полистно, сложенными на формат А4, как правило, отдельно по основным комплектам рабочих чертежей.
Т.е. Заказчику передаются именно копии. С этим определились. Что же должно остаться в организации, обратимся к ГОСТ 21.1003-2009:
3.1.3
подлинники:
В бумажной форме - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.
…
4.4 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее - подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.
Т.е. в организации должны храниться подлинники снабженные подписями или копии, завизированные такими же оригинальными способами.
Отсюда у нас есть сразу два пути для распараллеливания процессов печати «себе» и «Заказчику»:
1. В файле DWF (или PDF) подписи делаем в отдельном слое, который скрываем при печати документации «себе» и после печати такого документа спокойно несем на подпись ответственным специалистам. Заказчику же печатаем со включенным слоем подписей и отправляем ему независимо от печати архивного экземпляра.
2. Все копии делаем одинаковые, при этом копию «себе» (Архивный экземпляр) визируем подписями, как это и разрешается по ГОСТ 21.1003-2009. Это можно сделать, например, сбоку от основной надписи.
И в том и другом случае мы получим архивный экземпляр, соответствующий ГОСТ 21.1003-2009. Но при этом мы сможем разделить процесс собирания подписей с исполнителей и печати документации для Заказчика. Более того, документацию для Заказчика мы можем отпечатать раньше, сразу после поступления заявки на печать, а документацию «для себя» можем отпечатать в другое время – это может быть вторая смена или выходные когда можно позвать студентов и тем самым разгрузить плоттеры для печати в основное время. Очевидно, что печать документации Заказчику носит срочный характер, так как относится напрямую к договорным обязательствам, а печать архивного экземпляра не имеет первостепенной срочности, хоть и является обязательным с точки зрения ответственности исполнителей перед организацией. В любом случае это гораздо быстрее, чем последовательная печать.
Итак, с процессом непосредственно печати уже разобрались. Что еще можно улучшить для более совершенной выдачи документации в проектной компании?
Как мы уже сказали, печать следует производить из файлов формата DWF. Посмотрим, что можно улучшить в организации самих файлов.
Вообще по определению все системы документооборота (не только электронного, но и обычного – бумажного) оперируют с понятием «документ». В этом случае документ понимается единым и атомарным, т.е. неделимым. С этой точки зрения такой единицей хранения в проектной организации будет лист. В самом деле – во многих организациях до сих пор принят формат хранения файлов «один лист-один файл». Более того, даже в некоторых современных системах электронного документооборота предназначенного для проектных компаний принята методика «документ это лист». На самом деле система AutoCAD не только позволяет, но и подразумевает, что в одном файле листов будет множество. Поэтому в строительном документообороте будем считать, что документ это альбом, т.е. то, что в бумажном виде называется «сброшюрованным документом».
Что это означает применительно к нашему рассуждению о печати? То, что документ, передаваемый на печать должен быть единым и неделимым. Т.е. на печать по одному альбому документации всегда должен передаваться только один DWF-файл – Вы же не делаете документы в MSWord по одной странице?
Какая разница один или несколько? Разница большая:
1. Единый документ будет распечатан таким образом, что не будет кусков, которые не распечатаны по забывчивости отдела печати или потеряются при пересылке, допустим, несколькими письмами.
2. У Вас есть всегда четкая гарантия, что между Вашими документами не влезут документы других специалистов и Вы не получите «кашу» из листов, которые долго будете собирать по полу и сортировать между альбомами и специалистами.
3. Единый документ гораздо проще отправить целиком на плоттер. Допустим, каждая отправка файла на плоттер занимает минуту (со всеми накладными расходами времени вроде открытия файла, закрытия и т.п.). В итоге отправите Вы сразу альбом из 200 листов или тот же альбом по одному листу будет иметь очень большое значение.
Из последнего пункта есть и не очень хорошее следствие – многие плоттеры не допечатывают документы, если при печати произошла ошибка – закончилась или замялась бумага, отключили электричество и т.д. Однако в любом случае это исключение и проигрыша никакого нет – Вам так же вручную придется отправить на печать оставшийся кусок файла. Благо такие моменты на современной технике для печати не так уж и часты – одного рулона 175м хватает почти на 290 листов формата А1, картриджа хватит и того более – на 2-3 тысячи листов или более.
Многие могут заметить, что, альбом может состоять из нескольких файлов DWG из-за того что: во-первых им могут заниматься несколько специалистов, а во-вторых потому что даже на современных компьютерах файлы из 200-300 листов обрабатываются весьма плохо и медленно. Это конечно личное дело, на сколько исходных файлов DWG будет разбит Ваш альбом (я приверженец одного файла), но даже и в этом случае Вы можете сделать единый DWF файл для Вашего альбома используя такой удобный инструмент AutoCAD как подшивки.
Итак, с файлами, которые будем отправлять на печать тоже разобрались – единый файл, по крайней мере, для чертежей. Для текстовых документов также лучше отправлять нередактируемый печатный образ, например в формате PDF.
Что еще можно сделать для улучшения организации печати?
Очень существенное облегчение для отдела печати, да и для других специалистов принесет внедрение системы документооборота и автоматического формирования некоторых документов.
Что можно отнести к функциям такой системы с точки зрения ускорения и улучшения работы отдела печати и выдачи документации? Рассмотрим основные задачи, которые требуется решать при этом:
1. Специалист, выпустивший альбом (как мы условились закончивший его в электронном виде) создает заявку на печать. Итак, первый документ, который нам понадобится это Заявка на печать. В ней должно быть указание какой альбом печатать, сколько экземпляров, возможно адрес доставки и другие примечания. Надо заметить, что во-многих организациях, особенно крупных, этот документ действительно делается, только в бумажном виде. Недостатки такого способа мы разберем позднее.
2. Специалист отдела печати разбирает заявки на печать по объектам, Заказчикам, адресам доставки и т.п. По результатам разбора должны появиться накладные на передачу документации Заказчику. Итого, второй документ, который должен появиться это накладная. Причем накладная является очень удобным документом и на этапе сборки документации в отделе печати – по копии накладной можно отмечать, какие выпуски отпечатаны, какие нет. Поэтому накладную надо делать до того, как отпечатана документация, а не после.
3. По накладной печатается собственно документация. Данный вопрос мы уже рассмотрели Выше.
4. Документация передается в доставку, о чем желательно делать соответствующие пометки как в журналах заявок на печать, так и в журналах накладных, если данные журналы ведутся в электронном виде. Тогда каждый пользователь может легко проследить, в какой стадии находится печать его документации.
5. После доставки документации заказчику, накладная помечается как доставленная, что также позволяет всем пользователям видеть о том, что документация доставлена Заказчику.
Ведение необходимых журналов возможно, например, с использованием MSExcel. Однако лучше всего для таких целей подойдет специальным образом спроектированная база данных. В нашей организации используется система управления документацией RealDoc, которая позволяет не только формировать автоматически заявки на печать, но и создавать сопутствующие документы – общие данные, титульные листы, а также формировать комплекты быстрой печати всех указанных документов в нужном количестве экземпляров.
Недостатком формирования заявок на печать и накладных в бумажном виде является крайне низкая скорость их обработки в этом случае. Заявка должна быть подготовлена, отнесена в отдел доставки, где заявки будут рассортированы вручную и подготовлена накладная. Все это отнимает уйму времени, в то время как серверу для обработки такой информации не потребуется и секунды – специалист отдела печати, расположенного в другой части города мгновенно увидит о необходимости печати документации.
Возможно, Вы обратили внимание, что я всегда подразумевал наличие отдела печати в структуре организации. Это действительно так – я глубоко убежден, что наличие такого отдела, пусть и в неявной форме обязательно. В случае если на Вашем предприятии менее 20 человек и выделение специалиста полностью на печать не целесообразно, это может быть сотрудник, совмещающий обязанности допустим техника и специалиста по печати. В любом случае, печатать документацию должен только один человек, а не «каждый свое».
Отдельно хотелось бы остановиться на стоимости печати копии документации. Рассмотрим, из чего складывается стоимость печатной копии для широкоформатного плоттера на примере наиболее распространенного формата А1 (все исключительно по моему опыту, так что пусть производители и продавцы оборудования не принимают информацию близко к сердцу):
1. Стоимость бумаги. Сильно колеблется как от ширины рулона и его длины, так и от качества и «фирменности» бумаги. Как правило, на лист формата А1 находится в диапазоне от 3 рублей для нефирменного рулона 175м до 20 рублей и выше для фирменной бумаги в рулоне по 45м.
2. Стоимость тонера. Колеблется от 3 рублей для лазерных инженерных систем до примерно 10 рублей для струйных плоттеров.
3. Стоимость обслуживания и запасных частей. Примерно 3-4 рубля на лист, однако очень часто про это забывают при вычислении стоимости копии.
4. Стоимость аренды площадей и заработная плата специалиста по печати. Приблизительно 10-15 рублей на лист. Как видите, данные затраты весьма значительны и намного превышают величину таких затрат как бумага или тонер.
Не трудно заметить, что при прочих равных стоимость копии на лазерном плоттере будет составлять приблизительно 20 рублей и до 35 рублей на струйном плоттере. Очевидно, что это как будто бы выгодней печати в стороннем печатном центре. Посмотрим, так ли это на самом деле.
За основу возьмем минимальную на данный момент стоимость печати в копировальном центре г. Екатеринбурга - 40 рублей за лист.
Возьмем стоимость струйного плоттера 100 тысяч рублей. Стоимость копии «у себя» 30 рублей, в копировальном центре – 40 рублей. Итого для того чтобы плоттер окупился нужно отпечатать приблизительно 10 тысяч копий. Нормальным будем считать срок окупаемости 3 года. Т.е. 660 рабочих дней. Т.е. Вам надо печатать по 15 листов в день. Это реально для 4 человек если печатать 5 копий для каждого документа и для 15 человек если печатать только архивные копии. Конечно, для небольшой организации можно купить плоттер не за 100 тысяч рублей, а за 40 тысяч рублей, однако стоимость расходных материалов для таких плоттеров, как правило, выше, а ресурс значительно ниже.
Проведем аналогичный расчет для лазерного плоттера стоимостью 600 тысяч рублей. Стоимость копии «у себя» 20 рублей, в копировальном центре – 40 рублей. Срок окупаемости возьмем побольше - 4 года, так как такая техника рассчитана на больший срок эксплуатации. Итого получим 35 копий в день – вполне реально даже для небольшой организации. В нашей организации при 25 сотрудниках печатается приблизительно 120-150 листов в день с учетом 5 копий (архивный экземпляр + 4 копии для Заказчика).
Несомненно, каждую ситуацию необходимо рассматривать в отдельности – в копировальном центре, как правило, предоставляются дополнительные услуги типа фальцовки и брошюрования, которые выполняются на специальном оборудовании, которое вряд ли будет в Вашей организации – стоимость хорошего фальцовщика составляет более 300 тысяч рублей, а срок окупаемости – более 5 лет. С другой стороны, доставка документации в/из копировального центра занимает дополнительное время, которого всегда не хватает – документация Заказчику была обещана еще вчера.
Также необходимо принимать во внимание, что собственный печатный центр требует наличие помещения, как правило, не менее 10-20 квадратных метров, а также специалиста по печати. По моему опыту один специалист может за смену печатать и фальцевать приблизительно 150 листов А1 или фальцевать приблизительно 200 листов. Следует учитывать, что собственный специалист должен ходить в отпуск, может заболеть и т.п.
Средства, необходимые на покупку оборудования должны быть изъяты из оборота организации, что весьма непросто для небольших организаций.
Все это я указал к тому, что к вопросу выбора способов организации печати нужно подходить очень тщательно, с точным анализом затрат. Подход «не позволю печатному центру на мне зарабатывать» здесь не всегда оправдан, хотя часто и имеет место быть – считайте в Вашем конкретном случае.
Я специально не стал касаться выбора конкретного оборудования – это вопрос очень широкий, решение которого зависит от потребностей организации, ее масштаба, требований к скорости и качеству печати. К тому же я не являюсь специалистом в данном вопросе. По нашему опыту могу дать только общие рекомендации:
1. При числе сотрудников до 5 проще пользоваться услугами стороннего центра и для печати и для копирования документации. Для малоформатной печати достаточно простого МФУ формата А3.
2. При числе сотрудников до 20 и использовании при копировании стороннего копировального центра достаточно одного струйного плоттера.
3. При числе сотрудников до 20 и организации собственного процесса копирования документации стоит рассмотреть наличие двух стройных плоттеров и сканера или одного плоттера и одного многофункционального устройства.
4. При числе сотрудников до 50 однозначно целесообразна организация собственного печатного центра с инженерной системой лазерной печати и одним-двумя струйными плоттерами.
Вот в общем-то и все, что я знал о печати документации в проектных организациях – если у Вас есть какие-то иные соображения, буду рад с ними ознакомиться – данная тема является для меня очень интересной.
Таким образом, мы разобрали основные способы улучшения и ускорения процесса печати. По моему опыту введение данных мероприятий позволяет сократить трудозатраты на выпуск документации в два-три раза по сравнению с традиционным способом, рассмотренным нами в начале статьи.
