Не только электронный архив.
Стоит сказать, что задачи управления проектной организации сводятся не только и не столько к организации архива разработанной документации, поэтому создавая нашу систему мы стараемся решить множество задач различного направления:
Обеспечить удобное хранение рабочих файлов, позволяющее любому пользователю (имеющему соответствующие права) получить доступ к файлам для работы.
Предоставление пользователям доступа к рабочим файлам через сеть Интернет.
Обеспечить учет ошибок в разрабатываемой документации, хранение истории устранения ошибок и т.п.
Централизованное хранение заданий, полученных от смежных подразделений.
Автоматическое создание сопутствующих документов: титульных листов, общих данных, накладных и т.п.
Остановимся конкретнее на указанных выше пунктах: Обеспечение удобного хранения рабочих файлов Как правило, работа с файлами в проектных компаниях организована двумя основными способами:
Пользователь хранит файлы на своем компьютере, а по окончании работы скидывает файлы на сервер (непосредственно или передав их ответственному специалисту).
Пользователи работают непосредственно с папками на сервере, папки выделяет главный инженер проекта.
Первый из указанных способов совсем плох:
Представим, что пользователь заболел, а Вам срочно нужно посмотреть его файлы - вы их не найдете.
Часто бывает, что после того как файлы скинули на сервер, в них обнаружили ошибку и специалист изменит файл на своем компьютере, а на сервере останется старая версия.
Второй способ тоже не лишен недостатков:
У каждого из ГИПов может быть своя система наименования папок - кто-то назовет "2 оч.", кто-то "Вторая очередь", кто-то просто "2" и т.п. Предположим, что через пару лет Вам надо найти файл во второй очереди, по какому названию Вы будете искать папку?
Новому сотруднику нужно дать альбом для работы, как долго Вы будете объяснять ему где искать нужную папку. Можно конечно показать ему на своем мониторе, а если он работает на другом этаже? - Позвать? В другом здании? - Позвонить по скайпу? В другом часовом поясе?
Такая система очень удобно для того чтобы кто-то из сотрудников (например) перед увольнением скопировал все файлы и спокойно вынес весь архив предприятия.
Предоставление удаленным пользователям столь же удобной работы как и штатным сотрудникам Не секрет, что многие компании работают не только со штатными, но и с удаленными сотрудниками. Также бывают ситуации когда штатный сотрудник должен остаться дома, но мог бы поработать будь у него все под рукой. Можно конечно работать и посредством электронной почты, но в этом случае все будет зависеть от того, скопировал ли ответственный специалист с почты в рабочую папку, а уж оперативности такой работы говорить не приходится. Работа всех пользователей должна производиться в режиме on-line, т.е. изменения внесенные пользователем должны быть видны другим пользователям как можно быстрее. В нашей системе это реализовано следующим образом:
Перед началом сеанса работы удаленный пользователь посредством специальной опции копирует все файлы на свой локальный компьютер. Тем самым обеспечивается защита от ненадежности каналов связи через сеть Интернет.
Поработав над файлами, пользователь синхронизирует их на сервер, где все остальные пользователи увидят необходимую информацию.
Обеспечение учета ошибок в разрабатываемой документации Как правило, ошибки обводятся красным маркером на промежуточных копиях документации однако такой способ имеет множество недостатков:
Пользователь, которому назначена ошибка может забыть, потерять лист с обведенными кружками и т.п.
Пользователь, который назначил ошибку может забыть о ней, когда повторно проверяет документацию.
Отсутствует информация о дате передачи на проверку, дате окончания проверки и т.п.
Представим, что пользователи находятся в разных городах или даже странах. Конечно, можно отсканировать исправленный чертеж, выслать по электронной почте и т.п. Но это не такой удобный способ, да и найти крайнего в переписке содержащей сотни или тысячи писем не так просто.
Надо отметить, что в среде программистов централизованный учет ошибок уже давно считается нормой и используется повсеместно. Отсутствие системы контроля ошибок считается чем-то вроде дурного тона. Централизованное хранение заданий За время работы над объектом заданий могут быть десятки или даже сотни, от разных организаций, высланных разными людьми и разным специалистам. Постепенно они нарастают как снежный ком. Наша система предоставляет удобный инструмент разделения заданий по следующим признакам:
По принадлежности к объекту, очереди, зданию или к конкретному альбому. Задания которые относятся, например, только к блоку А не будут видны пользователям выполняющим альбомы по блоку Б.
По организации передавшей задание.
По дате передачи задания.
Автоматическое создание сопутствующих документов Достаточно большое количество документов может быть создано по данным которые одинаковые для всех пользователей, работающих над объектом:
Наименование организации.
Наименование объекта.
Перечень альбомов может быть сформирован автоматически по имеющимся данным, что не только очень удобно и быстро, но и своевременно отражает изменения если кем-либо из пользователей создан новый альбом или изменение к альбому.
